Что такое КЭДО в Битрикс24 и какие подписи поддерживаются
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это создание, подписание, использование и хранение трудовых документов в электронном виде без дублирования на бумаге, в соответствии со ст. 22.1–22.3 ТК РФ. В Битрикс24 КЭДО реализован как функциональность корпоративного портала: документы подписываются прямо в интерфейсе, факт получения и подписания фиксируется в таймлайне, а готовые файлы хранятся в «Сейфе компании» и в личных профилях сотрудников.
В системе используются три вида электронной подписи:
- УКЭП — усиленная квалифицированная подпись, обязательна для работодателя. Применяется через КриптоПро CSP с физическим ключевым носителем.
- УНЭП — усиленная неквалифицированная подпись, формируется работником через мобильное приложение «Госключ» (требуется подтверждённая учётная запись ЕСИА).
- ПЭП — простая электронная подпись, формируется в момент нажатия кнопки «Подписать» в слайдере Битрикс24 КЭДО после авторизации на портале.
Со стороны работодателя всегда используется УКЭП (в том числе с МЧД — машиночитаемой доверенностью). Со стороны работника — УНЭП, ПЭП или УКЭП на выбор.
План внедрения КЭДО за 30 дней: 4 этапа
Типовой проект внедрения базового функционала КЭДО в Битрикс24 укладывается в 2–4 недели технических работ плюс параллельная подготовка кадровой документации заказчиком. Ниже — разбивка по неделям.
| Этап | Сроки | Кто отвечает |
|---|---|---|
| 1. Подготовка документов и периметра | Неделя 1 | Заказчик (кадровая служба, юрист) |
| 2. Выпуск УКЭП и МЧД, подключение Госключа | Неделя 2 | Заказчик + интегратор |
| 3. Настройка портала: маршрут и шаблон | Неделя 3 | Интегратор |
| 4. Обучение и пилотный запуск | Неделя 4 | Интегратор + кадровый специалист |
Неделя 1. Определение периметра и подготовка документов
На первом этапе нужно:
- Определить перечень документов, которые будут подписываться через КЭДО (приказы, допсоглашения, заявления на отпуск, ознакомления и т. д.).
- Определить перечень сотрудников, которых переводят на КЭДО (всех или отдельные категории).
- Подготовить пакет внутренних нормативных документов: - Приказ о введении КЭДО (с указанием даты старта и категорий работников); - Положение о КЭДО (с описанием информационной системы, перечня электронных документов, порядка доступа); - Допсоглашение к трудовому договору; - Уведомление работников о переходе на КЭДО; - Согласие сотрудника на переход на КЭДО.
Разработка форм и юридических документов — зона ответственности заказчика. Интегратор передаёт шаблоны и инструкции, но не пишет тексты приказов.
Неделя 2. УКЭП, МЧД и Госключ
Технический фундамент КЭДО:
- Выпустить УКЭП для генерального директора и кадрового специалиста.
- Настроить АРМ кадрового специалиста с КриптоПро CSP.
- Оформить МЧД (машиночитаемую доверенность) от компании на кадрового специалиста.
- Подать заявку на подключение к Госключу в Битрикс24 через хелпдеск вендора.
- Получить API-ключ на портале Госуслуг (компания должна быть зарегистрирована на Госуслугах, нужно назначить ответственного для выдачи полномочий).
- Пилотная группа сотрудников устанавливает приложение Госключ на мобильные телефоны и генерирует подпись.
Неделя 3. Настройка портала
В рамках базового внедрения интегратор выполняет:
- Подключение модуля КЭДО к Госключу для подписания исходящих документов.
- Подключение модуля КЭДО к 1С для синхронизации данных о сотрудниках (при наличии).
- Настройку одного маршрута согласования.
- Настройку шаблонов документов для инициации подписания (в базовых пакетах — 1 или до 3 шаблонов).
Все работы выполняются на штатном функционале Битрикс24 без программирования.
Неделя 4. Обучение и пилот
Обучение проводится в формате видеоконференции с демонстрацией экрана. В типовом проекте — 2 часа, разделённых на два блока:
- обучение сотрудников подаче документов на подписание;
- обучение кадрового специалиста работе со стороны организации (подписание УКЭП с МЧД).
После обучения запускается пилотная группа: 5–15 сотрудников подписывают первые документы, кадровик отрабатывает маршрут.
Какие документы и согласия нужно собрать заранее
Особое внимание — согласиям сотрудников. По законодательству оно требуется только от тех, кто имел трудовой стаж на 31.12.2021. Правила сбора:
| Категория | Текущие сотрудники | Кандидаты при трудоустройстве |
|---|---|---|
| Офисные работники со стажем на 31.12.2021 | Только на бумаге | На бумаге (допускается электронно) |
| Дистанционные работники со стажем на 31.12.2021 | На бумаге (допускается электронно) | На бумаге (допускается электронно) |
| Работники без стажа на 31.12.2021 | Согласие не требуется | Согласие не требуется |
Важно: отказ от КЭДО после предоставления согласия трудовым законодательством не предусмотрен — сотрудник, давший согласие, остаётся в электронном контуре.
Минимальный пакет нормативных документов:
- Приказ о введении КЭДО;
- Положение о КЭДО (с приложением — перечнем электронных документов);
- Уведомление работников о переходе;
- Согласие сотрудника;
- Допсоглашение к трудовому договору (если требуется);
- Перечень лиц, имеющих право подписывать ЭД от имени работодателя УКЭП (в том числе с МЧД).
Как происходит подписание: два сценария
В Битрикс24 КЭДО реализованы два основных сценария подписания.
Сценарий 1. Через Госключ (для трудовых договоров и наиболее значимых документов):
- Документ направляется работнику в мобильное приложение Госключ.
- Работник подписывает УНЭП или УКЭП либо отказывается одной кнопкой.
- Работодатель подписывает УКЭП со стороны организации.
- Проверка УНЭП — на портале e-trust.gosuslugi.ru, УКЭП — на gosuslugi.ru/eds.
Сценарий 2. Через ПЭП в интерфейсе Битрикс24 (для большинства внутренних кадровых документов):
- Работник получает уведомление в мессенджере портала.
- Открывает слайдер документа, нажимает «Подписать».
- ПЭП формируется по факту авторизации + нажатия кнопки.
- К документу прикрепляется цифровой сертификат подписания с QR-кодом для проверки целостности.
В обоих случаях работник обязан в течение рабочего дня проверять портал и знакомиться с документами. День получения = день отправки сообщения на портал.
Где хранятся подписанные документы
После подписания формируется ZIP-архив, содержащий:
- сам ЭД и приложения в PDF;
- файлы электронных подписей в формате .SIG;
- МЧД (если применялась);
- описание ЭД в XML;
- при необходимости — образ ЭД со штампом подписи.
Хранение:
- у работодателя — в разделе «Сейф компании» на корпоративном портале;
- у работника — в личном профиле, раздел «Подписанные документы».
По заявлению работника копия может быть распечатана и заверена в течение 3 рабочих дней. Работодатель обеспечивает сохранность документов в соответствии с законодательством об архивном деле.
Стоимость и сроки базового внедрения
Ориентиры по нашим типовым планам работ:
| Объём работ | Срок | Стоимость |
|---|---|---|
| Подключение Госключа, 1 маршрут, 1 шаблон, обучение | 2 недели | от 30 000 ₽ |
| Полный пакет: Госключ + 1С, 3 шаблона, обучение 2 ч | 3 недели | от 60 000 ₽ |
В стоимость входит только техническая сторона. Разработка форм, соглашений, договоров и положений — на стороне заказчика. Все работы выполняются на штатном функционале Битрикс24 без программирования.
Для запуска понадобятся:
- УКЭП для генерального директора и кадрового специалиста;
- настроенное ПО КриптоПро;
- МЧД на кадрового специалиста;
- регистрация компании на Госуслугах;
- API-ключ Госуслуг.
Типичные ошибки при первом запуске КЭДО
По опыту внедрений АС Проект, чаще всего «спотыкаются» на следующем:
- Откладывают выпуск МЧД — без неё кадровик не может подписывать от имени организации, и старт срывается.
- Берут согласия не у тех сотрудников — забывают категорию работников без стажа на 31.12.2021 (от них согласие не нужно) или, наоборот, пытаются собрать электронное согласие с офисных «старожилов» (только бумага).
- Не назначают ответственного за API-ключ Госуслуг — выпуск ключа требует выдачи полномочий конкретному физлицу.
- Пытаются стартовать сразу на всю компанию — лучше начать с пилотной группы из одного отдела.
- Не утверждают перечень электронных документов в Положении о КЭДО — без этого приложения юридическая значимость подписания спорна.
- Ждут от интегратора подготовки приказов и положений — это работа кадровой службы и юриста, интегратор настраивает портал и обучает.