Что такое смарт-процессы в Битрикс24
Смарт-процесс — это инструмент Битрикс24, который позволяет создавать новые элементы CRM (сущности) и настраивать их под задачи компании. По сути это конструктор собственных сущностей рядом со штатными «Лидами», «Сделками», «Контактами» и «Компаниями».
Ключевые признаки смарт-процесса: - Своя карточка с произвольным набором полей. - Свои стадии (воронка) — карточка движется по ним аналогично сделке. - Своя автоматизация: роботы и бизнес-процессы на стадиях. - Связь с другими сущностями CRM (сделка, контакт, компания). - Завершение карточки как успешное или неуспешное, с фиксацией причин при отказе.
Типовые применения, которые встречаются в проектах внедрения: реестры договоров и приложений к ним, реестр оборудования, реестр гарантийных случаев, реестр проектов, производственные и монтажные процессы, обращения от внешних систем.
Когда смарт-процессы заменяют CRM-сущности
Смарт-процесс уместен, если объект учёта не укладывается в логику «лид → сделка → деньги», но требует карточки, стадий и автоматизации. По нашему опыту внедрений, это четыре устойчивых сценария.
| Сценарий | Что делает смарт-процесс | Почему не сделка |
|---|---|---|
| Реестры (договоры, приложения, оборудование, гарантийные случаи) | Хранит однотипные записи с полями и стадиями жизненного цикла | У реестра нет «продажи», нет суммы, нет воронки выручки |
| Производство / монтаж после продажи | Управляет исполнением внутри карточки продажи | Сделка уже закрыта успехом, дальше идёт отдельный процесс |
| Реестр проектов как «корень» архитектуры | Объединяет вокруг себя сделки, задачи, документы | Один проект порождает много сделок и активностей |
| Обращения и заявки из внешних систем | Принимает данные по API и обрабатывает по стадиям | Это не лид и не сделка, а отдельная сущность интеграции |
В таких задачах смарт-процессы дополняют CRM, а не «заменяют» её — они снимают нагрузку с воронки сделок и не ломают аналитику продаж.
Когда смарт-процесс — плохое решение
Если у объекта есть стоимость, клиент, этапы переговоров и финал «оплачено/отказ» — это сделка, и смарт-процесс здесь приведёт к боли:
- Продажи новым клиентам. Это воронка «Продажи» на сделках — с ней работают штатные отчёты по выручке, конверсиям, среднему чеку.
- Повторные продажи. Решается отдельной воронкой сделок «Повторные продажи», а не дублирующим смарт-процессом.
- Квалификация входящих обращений. Это лиды: сбор обращений с сайта, телефонии, почты и квалификация на целевые/нецелевые.
- Подогрев клиента. Тоже воронка сделок, отдельная стадия в жизненном цикле клиента.
Перенос продаж в смарт-процесс выключает большую часть «коробочной» аналитики CRM и заставляет переизобретать то, что уже работает в сделках.
Критерии выбора: сделка, смарт-процесс или бизнес-процесс
Чтобы не ошибиться на этапе проектирования, проверьте объект учёта по списку вопросов:
- Есть ли клиент и деньги? Да — это сделка. Нет — кандидат на смарт-процесс.
- Это разовая запись или объект с жизненным циклом? Если у объекта есть стадии и нужна история движения — смарт-процесс. Если просто справочник — достаточно списка или универсальных списков.
- Один объект порождает много сделок? Тогда смарт-процесс становится «родителем» (например, реестр проектов).
- Нужна цепочка автоматических действий по кнопке или по изменению поля? Это бизнес-процесс — он может работать и внутри сделки, и внутри смарт-процесса.
- Процесс идёт после успешной сделки (производство, монтаж, исполнение обязательств)? Выносите в отдельный смарт-процесс, чтобы не загромождать воронку продаж.
Архитектурные паттерны, которые работают
На основе типовых проектов АС Проект выделяются устойчивые связки сущностей:
- «Лиды → Продажи → Повторные продажи» — классическая CRM на штатных сущностях, без смарт-процессов. Подходит, когда основная задача — выручка и квалификация обращений.
- «Продажи + смарт-процесс "Производство" + смарт-процесс "Монтаж""» — продажа ведётся в сделке, исполнение разделено на два отдельных смарт-процесса, привязанных к карточке сделки.
- «Реестр проектов как корневой смарт-процесс» — вся архитектура строится вокруг проекта, к нему привязываются сделки, задачи и документы.
- «Лиды → Продажи → Подогрев → Исполнение обязательств» — четыре воронки сделок без смарт-процессов, когда исполнение легко описывается стадиями продажи.
- Реестры (договоры, приложения, оборудование, гарантийные случаи) — отдельные смарт-процессы, не связанные напрямую с воронкой продаж, но используемые из карточек сделок.
Что входит в настройку смарт-процесса
Когда решение принято в пользу смарт-процесса, в типовом плане работ закладываются следующие пункты:
- Создание смарт-процесса и подготовка его к работе.
- Настройка стадий внутри воронки.
- Настройка карточки: поля, обязательность, видимость по ролям.
- Настройка автоматизации: роботы на стадиях, бизнес-процессы.
- Логика завершения: успех — переход в следующую воронку или архивация; неуспех — фиксация причин.
Отдельно прорабатываются интеграционные сценарии: настройка обработчиков событий создания и изменения элементов смарт-процесса, отправка данных в сторонние системы и приём данных извне в произвольном формате.
Ограничения, о которых стоит помнить
- Тариф. Полноценная работа с бизнес-процессами доступна на тарифах уровня «Профессиональный» и выше или на коробочных лицензиях. Если тариф ниже — часть автоматизации внутри смарт-процесса будет недоступна, и задачи решаются в пределах функционала выбранного тарифа.
- Штатный функционал. В стандартных проектах настройка ведётся без программирования. Кастомные сценарии (нестандартные интерфейсы, сложная интеграция) выносятся в отдельные планы работ.
- Дисциплина изменений. На этапе настройки закладывается одна итерация правок — дальнейшие переделки требуют отдельной договорённости. Это означает: архитектуру смарт-процессов нужно проектировать сразу, на этапе ТЗ, а не «доделывать по ходу».
Поэтому решение «сделка или смарт-процесс» принимается на этапе интервьюирования и фиксируется в техническом задании вместе со списком сущностей, стадий, полей и автоматизаций.